Mẫu phiếu thu là gì? Tải mẫu phiếu thu mới nhất và hướng dẫn cách lập chi tiết

1. Phiếu thu là gì?

Phiếu thu là một loại chứng từ kế toán được sử dụng để xác nhận việc thu tiền, nhận tiền của cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh. Đây là căn cứ quan trọng giúp kế toán ghi nhận các khoản tiền đã thu vào quỹ, đồng thời phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu và quản lý tài chính.

Trong doanh nghiệp, phiếu thu thường được lập khi phát sinh các khoản thu như:

• Thu tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ.
• Thu tiền khách hàng thanh toán công nợ.
• Thu tiền tạm ứng, hoàn ứng.
• Thu tiền vay, tiền góp vốn hoặc các khoản thu khác.

Mỗi phiếu thu cần được lập đầy đủ thông tin, có chữ ký của các bên liên quan và được lưu trữ theo quy định kế toán để đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính.

2. Tải mẫu phiếu thu mới nhất 2026

Mẫu phiếu thu là một trong những chứng từ kế toán quan trọng, được sử dụng để xác nhận các khoản tiền doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân đã thực tế nhận vào quỹ. Việc sử dụng đúng mẫu phiếu thu giúp kế toán quản lý dòng tiền chính xác, thuận tiện trong việc đối chiếu sổ sách và đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ kế toán.

3. Mẫu phiếu thu dùng trong trường hợp nào?

Phiếu thu là chứng từ kế toán dùng để xác nhận việc doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân đã nhận tiền từ bên nộp tiền. Chứng từ này thường được lập khi phát sinh các khoản thu tiền mặt hoặc các giao dịch cần ghi nhận vào sổ sách kế toán. Việc lập phiếu thu giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền, đảm bảo tính minh bạch và là căn cứ để đối chiếu với sổ quỹ, báo cáo tài chính hoặc các chứng từ liên quan.

Một số trường hợp phổ biến cần sử dụng mẫu phiếu thu gồm:

• Thu tiền từ khách hàng: Lập phiếu thu khi khách hàng thanh toán tiền hàng, dịch vụ hoặc hoàn tất nghĩa vụ tài chính theo hợp đồng. Đây là căn cứ xác nhận doanh nghiệp đã nhận tiền và theo dõi công nợ.
• Thu hồi các khoản tạm ứng: Khi nhân viên hoàn trả tiền tạm ứng chưa sử dụng hết hoặc hoàn ứng chi phí, kế toán lập phiếu thu để ghi nhận khoản tiền nhập lại quỹ.
• Thu các khoản tiền nội bộ doanh nghiệp: Phiếu thu được sử dụng để ghi nhận các khoản như: Thu tiền hoàn trả chi phí, Thu tiền đặt cọc, ký quỹ, Thu tiền bồi thường hoặc các khoản phát sinh nội bộ.
• Thu vốn, thu góp vốn kinh doanh: Khi cổ đông, thành viên hoặc tổ chức góp vốn thành lập doanh nghiệp hoặc bổ sung vốn, phiếu thu được lập để xác nhận số tiền đã nhận và quản lý nguồn vốn.
• Thu các khoản phải thu khác: Bao gồm thu hồi khoản cho vay, thu tiền đối tác hoàn trả, thanh toán công nợ hoặc các khoản thu hợp pháp khác.

👉 Nhìn chung, khi doanh nghiệp phát sinh giao dịch nhận tiền cần có chứng từ kế toán xác nhận, phiếu thu là tài liệu quan trọng giúp quản lý tài chính chính xác và minh bạch.

4. Nội dung chính trong mẫu phiếu thu

Một mẫu phiếu thu chuẩn cần đảm bảo đầy đủ các thông tin quan trọng liên quan đến khoản tiền được thu, người nộp tiền, mục đích thu và các bên xác nhận. Việc ghi chép đầy đủ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý dòng tiền, đối chiếu sổ sách kế toán và đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ.

Các nội dung thường có trong mẫu phiếu thu gồm:

• Tên đơn vị, địa chỉ: Ghi đầy đủ tên doanh nghiệp, tổ chức hoặc đơn vị lập phiếu thu theo thông tin đăng ký pháp lý. Đây là căn cứ xác định chủ thể thực hiện giao dịch thu tiền.
• Tên chứng từ: Ghi rõ tên chứng từ là “Phiếu thu” để phân biệt với các loại chứng từ kế toán khác như phiếu chi, giấy báo có hoặc biên lai thu tiền.
• Số phiếu thu: Mỗi phiếu thu cần được đánh số theo thứ tự phát sinh trong kỳ kế toán. Việc đánh số giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra, tra cứu và quản lý chứng từ khi cần thiết.
• Ngày, tháng, năm lập phiếu: Ghi chính xác thời điểm doanh nghiệp thực hiện thu tiền. Ngày lập phiếu cần phù hợp với thời điểm phát sinh giao dịch và các chứng từ liên quan như hóa đơn, hợp đồng hoặc biên bản bàn giao.
• Họ tên người nộp tiền: Ghi đầy đủ thông tin của cá nhân, khách hàng hoặc tổ chức thực hiện giao tiền cho doanh nghiệp. Đây là căn cứ xác định đối tượng đã thanh toán khoản tiền được ghi nhận trong phiếu thu.
• Địa chỉ hoặc bộ phận: Bổ sung thông tin về địa chỉ, phòng ban hoặc đơn vị công tác của người nộp tiền để thuận tiện cho việc quản lý, đối chiếu khi cần.
• Lý do thu: Cần ghi rõ nội dung khoản tiền được thu, tránh ghi chung chung. Ví dụ: Thu tiền hàng theo hóa đơn số…, Thu tiền khách hàng thanh toán công nợ, Thu tiền hoàn ứng của nhân viên, Thu tiền góp vốn kinh doanh.
• Số tiền thu: Số tiền cần được ghi chính xác bằng cả số và chữ để hạn chế sai sót hoặc nhầm lẫn trong quá trình kiểm tra. Hai giá trị này phải đảm bảo thống nhất với nhau.
• Chứng từ kèm theo: Nếu giao dịch có các tài liệu liên quan, doanh nghiệp cần ghi rõ số lượng hoặc thông tin chứng từ đi kèm như: Hóa đơn bán hàng, Hợp đồng kinh tế, Biên bản giao nhận, Phiếu đề nghị thanh toán.

Một phiếu thu được lập đầy đủ, chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các khoản thu mà còn là căn cứ quan trọng khi thực hiện quyết toán, kiểm tra tài chính và lưu trữ hồ sơ kế toán.

5. Một số lưu ý quan trọng khi lập phiếu thu

Khi lập phiếu thu, doanh nghiệp cần đảm bảo chứng từ được thực hiện đúng quy định kế toán, đầy đủ thông tin và có tính xác thực để phục vụ công tác quản lý tài chính, kiểm tra và quyết toán.

5.1 Về hình thức

Phiếu thu cần được lập theo đúng mẫu chứng từ kế toán đang áp dụng tại doanh nghiệp, đảm bảo các thông tin trên phiếu được trình bày rõ ràng, dễ kiểm tra và đối chiếu.

Một số yêu cầu quan trọng gồm:

• Sử dụng đúng mẫu phiếu thu theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.
• Thông tin trên phiếu phải chính xác, đầy đủ, không viết sai, tẩy xóa hoặc sửa chữa làm ảnh hưởng đến tính hợp lệ của chứng từ.
• Phiếu thu cần được đánh số liên tục theo từng kỳ kế toán để thuận tiện cho việc quản lý và tra cứu.

5.2 Về chữ ký

Phiếu thu chỉ có giá trị khi có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan theo quy định.

Thông thường, phiếu thu cần có chữ ký của:

• Người lập phiếu.
• Người nộp tiền.
• Thủ quỹ.
• Kế toán trưởng.
• Người có thẩm quyền phê duyệt (giám đốc hoặc người được ủy quyền).

Chữ ký trên phiếu thu cần được thực hiện trực tiếp hoặc bằng chữ ký điện tử đối với chứng từ điện tử. Không sử dụng chữ ký khắc sẵn hoặc hình thức ký thay không đúng quy định.

5.3 Về nội dung

Khi lập phiếu thu, kế toán cần ghi đầy đủ các thông tin bắt buộc như:

• Ngày, tháng, năm lập phiếu.
• Họ tên người nộp tiền.
• Địa chỉ hoặc bộ phận liên quan.
• Lý do thu tiền.
• Số tiền thu bằng số và bằng chữ.
• Các chứng từ liên quan kèm theo (nếu có).

Đặc biệt, số tiền ghi bằng số và bằng chữ phải hoàn toàn trùng khớp để tránh sai sót trong quá trình hạch toán.

5.4 Về lưu trữ và quản lý

Phiếu thu là chứng từ kế toán gốc nên cần được lưu trữ cẩn thận theo quy định về quản lý hồ sơ kế toán.

Doanh nghiệp cần:

• Lưu giữ phiếu thu cùng các chứng từ liên quan như hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nhận.
• Sắp xếp chứng từ theo thứ tự thời gian và số phiếu để dễ dàng kiểm tra khi cần.
• Đảm bảo chứng từ không bị mất, hư hỏng hoặc thay đổi nội dung trong quá trình lưu trữ.

6. Giải đáp một số thắc mắc về phiếu thu

6.1 Phiếu thu có mấy liên?

Theo quy định thông thường, phiếu thu được lập thành 3 liên, trong đó mỗi liên có mục đích sử dụng khác nhau:

• Liên 1: Lưu tại nơi lập phiếu để quản lý và đối chiếu.
• Liên 2: Giao cho người nộp tiền làm căn cứ xác nhận đã thanh toán.
• Liên 3: Dùng để ghi sổ quỹ và phục vụ công tác kế toán.

Sau khi lập phiếu thu, chứng từ sẽ được chuyển qua các bộ phận liên quan để kiểm tra, ký duyệt và thực hiện thu tiền. Khi nhận đủ tiền, thủ quỹ ghi nhận số tiền thực tế nhập quỹ và ký xác nhận trên phiếu thu.

6.2 Phiếu thu có cần đóng dấu không?

Phiếu thu không phải trường hợp nào cũng bắt buộc phải đóng dấu. Việc có đóng dấu hay không phụ thuộc vào quy định quản lý chứng từ của từng doanh nghiệp và mục đích sử dụng.

• Với chứng từ sử dụng nội bộ, doanh nghiệp có thể không cần đóng dấu nếu đã có đầy đủ chữ ký xác nhận.
• Với các giao dịch bên ngoài hoặc trường hợp cần tăng tính xác thực, doanh nghiệp có thể sử dụng dấu của đơn vị.

Dù có hoặc không có dấu, phiếu thu vẫn cần đảm bảo đầy đủ thông tin và chữ ký theo quy định để có giá trị kế toán.

6.3 Phiếu thu do ai lập?

Thông thường, kế toán là người chịu trách nhiệm lập phiếu thu dựa trên các khoản tiền thực tế phát sinh.

Quy trình lập phiếu thu thường gồm:

• Kế toán kiểm tra thông tin giao dịch và lập phiếu thu.
• Người có thẩm quyền kiểm tra, ký duyệt.
• Thủ quỹ thực hiện thu tiền và xác nhận.
• Phiếu thu được lưu trữ cùng các chứng từ liên quan để phục vụ công tác kế toán.

Việc lập phiếu thu đúng quy trình giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền hiệu quả, hạn chế sai sót và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động tài chính.