Mỗi phòng họp gắn một màn hình cảm ứng ngay ngoài cửa. Các màn hình này có cài phần mềm chuyên dụng, kết nối với mạng LAN dùng WiFi hay cáp mạng. Có phần mềm quản lý trung tâm cài trên server, phần mềm này có thể kết nối với Outlook Exchange, Google iCalendar, …
Ứng dụng :
- Màn hình hiển thị nội dung họp, người book, thời gian bắt đầu và kết thúc họp. Thông tin này được đồng bộ với server.
- Nhân viên có thể xem phòng họp còn trống hay đã đặt chỗ ngay tại phòng họp, nếu trống thì cho phép đặt chỗ họp dùng màn hình touch, hoặc dùng web browser của máy tính, smartphone, tablet,…để đặt chỗ phòng họp từ xa. Hay dùng Outlook để book phòng họp. Cho phép thông báo lịch họp cho cả những người có email ngoài hệ thống Outlook.
- Lịch họp có thể xem được hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
- Việc đặt chỗ có thể tự động, ai cũng đặt được miễn phòng còn trống, hay đi qua nhân viên phụ trách hay cấp quản lý phê duyệt đặt chỗ trước.
- Quản lý phòng họp không bị giới hạn về địa lý, có thể dùng cho nhiều văn phòng cùng lúc.
- Nhân viên khi vào họp thì check-in trên màn hình để báo phòng đã được đăng ký.Họp xong bấm check-out trên màn hình thì sẽ báo phòng trống để người khác có thể đặt chỗ vào họp, từ đó tối ưu sử dụng phòng họp.
