5 thiết bị cần có trong một phòng họp trực tuyến

Phòng họp trực tuyến đang là một hình thức được nhiều công ty, tổ chức lựa chọn khi cần mở một cuộc họp. Điều này giúp tạo ra sự thuận tiện về mặt vật lý khi mà những công ty ở xa có thể họp với đối tác hay công ty con mà không cần di chuyển. Tuy nhiên rất nhiều người vẫn không biết một phòng họp hội nghị trực tuyến cần có những gì? Giá cả các thiết bị ra sao? Làm thế nào để chọn được thiết bị phù hợp? Bài viết này, Hoàng Minh sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề đó.

Các thiết bị cần cho một phòng họp trực tuyến

Bộ thiết bị trong phòng họp trực tuyến

Khi mua một hệ thống phòng họp trực tuyến sẽ bao gồm:

• Codec : Xử lý mã hóa nhận và truyền tín hiệu âm thanh và hình ảnh thông qua đường truyền.
• Camera – Thu tín hiệu hình ảnh.
• Microphone – Thu tín hiệu âm thanh.
• Remote – Điều khiển từ xa
• Bộ nguồn và một số dây cáp đi kèm

Trong một số trường hợp sẽ cần trang bị thêm MCU (Multi Control Unit).

Đường truyền mạng trong phòng họp trực tuyến

Hệ thống thiết bị phòng họp trực tuyến hoạt động thông qua kết nối với đường truyền mạng. Để có thể bắt đầu cuộc họp. Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp. Chính vì vậy, băng thông của đường truyền cũng phải đáp ứng một số yêu cầu nhất định:

• Với giải pháp đầu cuối:

Đường truyền phải đạt ít nhất 1 Mbps để cho ra độ phân giải full HD

• Với giải pháp đa điểm:

Đường truyền tại mỗi điểm nhánh có tốc độ tối thiểu 1Mbps. Đường truyền tại điểm trung tâm phải đạt ít nhất bằng tổng tốc độ đường truyền của các điểm nhánh cộng lại.

Màn hình hiển thị trong phòng họp trực tuyến

Màn hình giúp hiển thị hình ảnh các điểm cầu và nội dung chia sẻ. Bạn có thể sử dụng ti vi, màn chiếu…

Một số thiết bị hỗ trợ trong phòng họp trực tuyến

Ngoài ra tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và kích cỡ phòng họp mà cần trang bị thêm một số thiết bị hỗ trợ khác như: mic, loa, bộ khuếch đại, bảng điện tử, thiết bị lưu trữ.

Nếu hội nghị được thực hiện thông qua điện thoại di động thì điện thoại của bạn cần phải được cài một phần mềm tốt, một kết nối liền mạch sẽ giúp cho hội nghị diễn ra suôn sẻ hơn

Các bước xây dựng giải pháp và lắp đặt phòng họp trực tuyến

Bước 1: Xác định nhu cầu kết nối bao nhiêu điểm với phòng họp trực tuyến

Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp để xây dựng mô hình phù hợp. Có hai mô hình chính là site to site (mô hình chỉ kết nối hai điểm) và Multisites (mô hình kết nối từ 3 điểm trở lên).

Bước 2: Xác định ngân sách đầu tư cho phòng họp trực tuyến

Xác định được ngân sách sẽ giúp bạn xây dựng giải pháp nhanh chóng và lựa chọn thiết bị phù hợp nhất.

Bước 3: Khảo sát phòng họp trực tuyến

– Xác định số lượng người tham dự:

Có thể chia ra các mức độ như sau:

Cá nhân: Đây có thể là giám đốc, trưởng phòng tham gia hội họp hoặc giáo sư giảng dạy từ xa… Giải pháp tối ưu tiết kiệm chi phí nhất là sử dụng phần mềm được cài đặt trên điện thoại, laptop hay máy tính bảng để tham gia cuộc họp.

Nhóm dưới 10 người: Có thể là một nhóm người tham gia họp giao ban giữa văn phòng chính và chi nhánh. Trong trường hợp này ta sẽ đầu tư thiết bị phần cứng chuyên dụng.

Nhóm trên 10 người: Trường hợp này nên chọn các thiết bị phòng họp trực tuyến cao cấp có độ phân giải cao, khả năng  quay quét toàn cảnh, zoom cận cảnh rõ nét những người tham dự… Có thể gắn nhiều camera để quay ở những góc độ/vị trí khác nhau.

– Diện tích phòng họp (dài ,rộng, cao)

– Chất lượng phòng họp: độ sáng, độ vang, vọng khi nói chuyện, khả năng cách âm từ bên ngoài, loại trần, tường, loại bàn ghế…

Bước 4: Lựa chọn thiết bị cho phòng họp trực tuyến

Khi có các thông tin cơ bản về nhu cầu như trên, Hoàng Minh sẽ hỗ trợ tư vấn lựa chọn, cách thiết lập phòng họp phù hợp nhất với doanh nghiệp.

Bước 5: Lên giải pháp cho phòng họp trực tuyến

Bước 6: Xây dựng mô hình phòng họp trực tuyến

Đến với Ngọc Thiên bạn sẽ được demo miễn phí ngay chính tại văn phòng của mình. Chúng tôi sẽ hướng dẫn cụ thể về việc vận hành. Sử dụng thiết bị để người dùng có thể trải nghiệm những lợi ích tuyệt vời mà họp trực tuyến mang lại.

Bước 7: Demo phòng họp trực tuyến

Bước 8: Lắp đặt phòng họp trực tuyến

Triển khai lắp đặt thiết bị phòng họp trực tuyến nhanh chóng, đội ngũ nhân viên kỹ thuật giàu kinh nghiệm luôn sẵn sàng hỗ trợ khi có bất cứ vấn đề phát sinh.