Mẫu phiếu xuất kho mới nhất 2026 và hướng dẫn cách lập chi tiết

Trong hoạt động quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, phiếu xuất kho là một trong những chứng từ kế toán quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình xuất hàng, kiểm soát tồn kho và đảm bảo số liệu kế toán được chính xác. Đây là căn cứ để thủ kho thực hiện việc xuất hàng, đồng thời hỗ trợ bộ phận kế toán trong quá trình hạch toán chi phí, giá vốn và quản lý tài sản.

Vậy phiếu xuất kho là gì? Mẫu phiếu xuất kho mới nhất năm 2026 gồm những nội dung nào? Cách lập phiếu xuất kho đúng quy định ra sao?

1. Phiếu xuất kho là gì?

Phiếu xuất kho là một loại chứng từ kế toán dùng để ghi nhận việc xuất hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hoặc sản phẩm ra khỏi kho của doanh nghiệp. Đây là căn cứ để thủ kho thực hiện việc xuất hàng, đồng thời giúp bộ phận kế toán theo dõi biến động hàng tồn kho và cập nhật số liệu tài chính.

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ xuất kho như xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, xuất hàng bán cho khách hàng, xuất công cụ dụng cụ phục vụ công việc hoặc xuất hàng hóa sử dụng nội bộ. Khi đó, phiếu xuất kho được lập nhằm đảm bảo việc quản lý hàng hóa được minh bạch, chính xác.

Phiếu xuất kho giúp doanh nghiệp:

• Kiểm soát số lượng hàng hóa, vật tư xuất ra khỏi kho.
• Theo dõi tình trạng tồn kho thực tế.
• Làm căn cứ ghi nhận chi phí, giá vốn và hạch toán kế toán.
• Đối chiếu giữa bộ phận kho, kế toán và các phòng ban liên quan.

Đây là chứng từ quan trọng trong công tác quản lý kho, đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất, thương mại, xây dựng và phân phối hàng hóa.

Tham khảo thêm: Mẫu TK3-TS là gì? Hướng dẫn cách lập mẫu TK3-TS mới nhất năm 2026

2. Tải xuống các loại mẫu phiếu xuất kho phổ biến hiện nay

Tùy theo chế độ kế toán và nhu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể sử dụng các mẫu phiếu xuất kho khác nhau.

2.1. Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Đây là mẫu được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200.

Mẫu phiếu xuất kho thường được sử dụng cho:

• Doanh nghiệp sản xuất.
• Công ty thương mại.
• Doanh nghiệp có quy mô quản lý hàng tồn kho lớn.

>>> Tải xuống ngay

2.2. Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Mẫu này phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133.

Nội dung cơ bản vẫn bao gồm thông tin về hàng hóa, số lượng xuất kho, người nhận và xác nhận của các bên liên quan.

3. Mẫu phiếu xuất kho dùng trong trường hợp nào?

Phiếu xuất kho được sử dụng khi doanh nghiệp phát sinh hoạt động đưa hàng hóa, vật tư hoặc tài sản ra khỏi kho. Tùy theo mục đích sử dụng, phiếu xuất kho có thể được lập trong nhiều trường hợp khác nhau.

Một số trường hợp phổ biến gồm:

3.1 Xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất

Đối với doanh nghiệp sản xuất, phiếu xuất kho được sử dụng khi xuất nguyên vật liệu từ kho đưa vào dây chuyền sản xuất.

Ví dụ:

• Xuất nguyên liệu sản xuất sản phẩm.
• Xuất linh kiện, phụ kiện để lắp ráp.
• Xuất vật tư phục vụ quá trình vận hành máy móc.

Phiếu xuất kho giúp kế toán xác định lượng nguyên vật liệu đã sử dụng và tính toán chi phí sản xuất.

3.2 Xuất hàng hóa bán cho khách hàng

Khi doanh nghiệp bán hàng và cần giao sản phẩm cho khách hàng, thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho để thực hiện xuất hàng.

Chứng từ này giúp:

• Xác nhận số lượng hàng đã giao.
• Theo dõi giảm hàng tồn kho.
• Làm căn cứ tính giá vốn hàng bán.

Tham khảo thêm: Tải mẫu sơ yếu lý lịch xin việc chuẩn mới nhất 2026 | Bản Word – PDF

3.3 Xuất công cụ dụng cụ, thiết bị sử dụng nội bộ

Doanh nghiệp có thể lập phiếu xuất kho khi cấp phát các công cụ, dụng cụ hoặc thiết bị cho nhân viên, phòng ban sử dụng.

Ví dụ:

• Máy tính, thiết bị văn phòng.
• Dụng cụ sản xuất.
• Đồng phục, vật dụng phục vụ công việc.

3.4 Xuất kho theo yêu cầu điều chuyển nội bộ

Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều kho hoặc chi nhánh, phiếu xuất kho được sử dụng để ghi nhận việc điều chuyển hàng hóa giữa các địa điểm.

3. Nội dung chính trong mẫu phiếu xuất kho

Một mẫu phiếu xuất kho chuẩn cần đảm bảo đầy đủ thông tin về đơn vị xuất kho, hàng hóa, số lượng và các bên chịu trách nhiệm xác nhận. Các nội dung thường có trong phiếu xuất kho gồm:

• Tên đơn vị, bộ phận: Ghi thông tin doanh nghiệp hoặc bộ phận quản lý kho thực hiện xuất hàng.
• Tên chứng từ: Ghi rõ “Phiếu xuất kho”.
• Số phiếu xuất kho: Đánh số theo thứ tự phát sinh để thuận tiện quản lý và tra cứu.
• Ngày, tháng, năm lập phiếu: Ghi thời điểm thực hiện việc xuất kho.
• Họ tên người nhận hàng: Người hoặc bộ phận tiếp nhận hàng hóa, vật tư.
• Lý do xuất kho: Ghi rõ mục đích xuất hàng như sản xuất, bán hàng, cấp phát nội bộ hoặc điều chuyển.
• Tên, mã hàng hóa/vật tư: Ghi chi tiết từng loại sản phẩm, nguyên vật liệu hoặc công cụ xuất kho.
• Đơn vị tính: Ví dụ: cái, chiếc, kg, mét, bộ…
• Số lượng: Bao gồm số lượng yêu cầu và số lượng thực xuất.
• Đơn giá, thành tiền: Dùng để phục vụ công tác tính giá trị hàng xuất kho và hạch toán kế toán.
• Chữ ký xác nhận: Bao gồm người lập phiếu, người nhận hàng, thủ kho, kế toán trưởng và người phê duyệt.

Tham khảo thêm: Bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng là gì? Điều kiện, nguyên tắc và quy định cần biết

4. Hướng dẫn cách lập phiếu xuất kho đúng chuẩn

Khi lập phiếu xuất kho, doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin được ghi đầy đủ, chính xác và phù hợp với tình hình xuất hàng thực tế.

Cách lập phiếu xuất kho gồm:

• Thông tin chung: Ghi tên đơn vị, ngày lập phiếu, số phiếu và bộ phận xuất kho.
• Thông tin người nhận: Ghi rõ họ tên cá nhân hoặc phòng ban nhận hàng.
• Lý do xuất kho: Nêu cụ thể mục đích sử dụng hàng hóa, tránh ghi chung chung.
• Thông tin hàng hóa: Ghi đầy đủ tên hàng, mã hàng, đơn vị tính, số lượng yêu cầu và số lượng thực tế xuất.
• Xác nhận: Sau khi kiểm tra hàng hóa, các bên liên quan ký xác nhận để đảm bảo tính chính xác của chứng từ.

Sau khi hoàn thành, phiếu xuất kho được chuyển cho thủ kho để thực hiện xuất hàng và chuyển kế toán để ghi nhận nghiệp vụ phát sinh.

5. Lưu ý quan trọng khi lập phiếu xuất kho

Để đảm bảo phiếu xuất kho có giá trị trong quản lý và kế toán, doanh nghiệp cần chú ý:

• Ghi đúng số lượng hàng hóa thực tế xuất kho.
• Không tẩy xóa hoặc sửa chữa thông tin trên phiếu.
• Kiểm tra sự thống nhất giữa phiếu xuất kho và sổ kho.
• Đảm bảo đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.
• Lưu trữ phiếu xuất kho cùng các chứng từ liên quan.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên thực hiện kiểm kê kho định kỳ để đảm bảo số liệu trên phiếu xuất kho phù hợp với lượng hàng tồn thực tế.

Tham khảo thêm: Hợp đồng điện tử là gì? Quy định, lợi ích và ứng dụng trong thời đại số

6. Phiếu xuất kho có bắt buộc không?

Theo quy định kế toán, doanh nghiệp cần sử dụng chứng từ phù hợp để ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng tồn kho. Phiếu xuất kho là một trong những chứng từ quan trọng giúp chứng minh việc xuất hàng hóa, vật tư ra khỏi kho.

Đặc biệt với các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, thương mại hoặc phân phối hàng hóa, việc lập phiếu xuất kho giúp:

• Kiểm soát tình trạng nhập – xuất – tồn.
• Hạn chế thất thoát hàng hóa.
• Đảm bảo số liệu kế toán chính xác.
• Hỗ trợ quá trình kiểm tra, quyết toán thuế.

7. Giải đáp một số câu hỏi thường gặp về phiếu xuất kho

1. Phiếu xuất kho có mấy liên?

Thông thường, phiếu xuất kho được lập thành nhiều liên tùy theo quy trình quản lý của từng doanh nghiệp. Các liên thường được sử dụng để:

• Lưu tại bộ phận lập phiếu.
• Giao cho thủ kho làm căn cứ xuất hàng.
• Chuyển cho kế toán ghi nhận nghiệp vụ.

2. Ai là người lập phiếu xuất kho?

Thông thường, kế toán kho hoặc bộ phận quản lý vật tư là người lập phiếu xuất kho dựa trên yêu cầu xuất hàng đã được phê duyệt. Sau đó, phiếu được chuyển cho các bộ phận liên quan để kiểm tra, ký xác nhận và thực hiện xuất kho.

3. Phiếu xuất kho có cần đóng dấu không?

Phiếu xuất kho không phải lúc nào cũng bắt buộc đóng dấu. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo chứng từ có đầy đủ thông tin và chữ ký theo quy định để đảm bảo tính hợp lệ.

Kết luận

Phiếu xuất kho là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa, vật tư và kiểm soát quá trình xuất hàng một cách chính xác. Việc sử dụng đúng mẫu phiếu xuất kho, ghi đầy đủ thông tin và thực hiện đúng quy trình lập chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, nâng cao hiệu quả quản lý kho và đảm bảo tính minh bạch trong công tác kế toán.

Doanh nghiệp nên lựa chọn mẫu phiếu xuất kho phù hợp với chế độ kế toán đang áp dụng, đồng thời lưu trữ chứng từ đầy đủ để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu và quyết toán.