Mẫu TK3-TS là gì? Hướng dẫn cách lập mẫu TK3-TS mới nhất năm 2026

4. Hướng dẫn điền mẫu TK3-TS theo Quyết định 366/QĐ-BHXH

Mẫu TK3-TS được ban hành kèm theo danh mục biểu mẫu tại Quyết định 366/QĐ-BHXH năm 2026, là tờ khai dành cho đơn vị sử dụng lao động, cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT hoặc tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng khi thực hiện đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT).

Khi lập mẫu TK3-TS, đơn vị cần kê khai đầy đủ các thông tin về doanh nghiệp, người đại diện, phương thức đóng và nội dung cần điều chỉnh. Các thông tin trên tờ khai phải đảm bảo chính xác, thống nhất với hồ sơ pháp lý của đơn vị để tránh việc hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh.

4.1 Phần mã định danh đơn vị

Tại phần Mã định danh đơn vị, doanh nghiệp ghi mã do cơ quan BHXH cấp để phục vụ việc quản lý thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT và thực hiện các giao dịch bảo hiểm.

Đối với đơn vị đăng ký tham gia BHXH lần đầu chưa được cấp mã định danh, có thể để trống theo hướng dẫn của phần mềm giao dịch điện tử hoặc cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ.

Lưu ý, doanh nghiệp cần phân biệt mã định danh đơn vị và mã số thuế. Mã số thuế do cơ quan thuế cấp để quản lý nghĩa vụ thuế, còn mã đơn vị BHXH được sử dụng riêng trong quá trình quản lý và giao dịch với cơ quan bảo hiểm xã hội.

4.2 Mục [01] đến [06]: Thông tin nhận diện và liên hệ

Đây là nhóm thông tin cơ bản giúp cơ quan BHXH xác định chính xác đơn vị tham gia và thuận tiện trong quá trình trao đổi, xử lý hồ sơ.

Các nội dung cần kê khai gồm:

• [01] Tên đơn vị: Ghi đầy đủ tên doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập hoặc giấy tờ pháp lý tương đương. Không nên tự ý viết tắt nếu tên viết tắt chưa được thể hiện trong hồ sơ đăng ký.
• [02] Mã số thuế: Ghi đúng mã số thuế do cơ quan thuế cấp. Đối với một số đơn vị thuộc khu vực ngân sách nhà nước, có thể ghi mã quan hệ ngân sách nếu thuộc trường hợp áp dụng.
• [03] Địa chỉ trụ sở chính: Ghi theo thông tin trên giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập. Đây là căn cứ để xác định cơ quan BHXH quản lý đơn vị.
• [04] Địa chỉ liên hệ: Ghi địa chỉ thực tế để cơ quan BHXH liên hệ khi cần. Nếu địa chỉ liên hệ khác với trụ sở chính, doanh nghiệp cần ghi rõ để tránh thất lạc thông báo.
• [05] Email và [06] Số điện thoại: Nên sử dụng thông tin liên hệ thường xuyên của bộ phận phụ trách BHXH để nhận thông báo, yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc trao đổi với cơ quan bảo hiểm.

Tham khảo thêm: Hợp đồng điện tử là gì? Quy định, lợi ích và ứng dụng trong thời đại số

4.3 Mục [07] và [08]: Thông tin người đại diện

Phần này dùng để khai báo thông tin của người đại diện theo pháp luật của đơn vị. Doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin khai báo trùng khớp với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập.

• [07] Người đại diện: Ghi đầy đủ họ tên người đại diện theo pháp luật như Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp pháp.
• [08] Số định danh cá nhân: Ghi số định danh cá nhân của người đại diện và kiểm tra tính chính xác trước khi nộp hồ sơ.

Việc khai báo sai thông tin người đại diện có thể khiến hồ sơ điện tử không đồng bộ dữ liệu, đặc biệt trong trường hợp cơ quan BHXH thực hiện đối chiếu với các cơ sở dữ liệu quản lý dân cư và doanh nghiệp.

4.4 Mục [09] đến [11]: Loại hình, ngành kinh tế và đối tượng tham gia

Nhóm thông tin này giúp cơ quan BHXH xác định đặc điểm hoạt động của đơn vị và nhóm đối tượng tham gia bảo hiểm.

Doanh nghiệp cần kê khai:

• [09] Loại hình đơn vị: Ghi đúng loại hình pháp lý như công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, hợp tác xã, hộ kinh doanh hoặc đơn vị sự nghiệp.
• [10] Ngành kinh tế: Ghi ngành nghề kinh doanh chính theo hệ thống ngành kinh tế hiện hành. Doanh nghiệp nên căn cứ vào giấy đăng ký kinh doanh để đảm bảo thông tin chính xác.
• [11] Đối tượng tham gia: Ghi nhóm đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN phù hợp với thực tế quản lý của đơn vị.

4.5 Mục [12]: Phương thức đóng

Tại mục này, đơn vị lựa chọn phương thức đóng bảo hiểm phù hợp với quy định.

Các phương thức đóng gồm:

• Đóng hằng tháng.
• Đóng 03 tháng một lần.
• Đóng 06 tháng một lần.

Trong đó, phương thức đóng hằng tháng là hình thức phổ biến nhất đối với các doanh nghiệp hiện nay. Phương thức đóng theo quý hoặc 6 tháng chỉ áp dụng cho một số nhóm đơn vị đáp ứng điều kiện theo quy định.

Doanh nghiệp cần lựa chọn đúng phương thức đóng để tránh việc hồ sơ bị yêu cầu điều chỉnh.

4.6 Mục [13] và [14]: Cơ quan BHXH đăng ký và nội dung điều chỉnh

Tại mục [13], đơn vị ghi tên cơ quan BHXH nơi đăng ký tham gia. Việc lựa chọn đúng cơ quan tiếp nhận giúp hồ sơ được xử lý nhanh chóng và đúng thẩm quyền.

Mục [14] được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp cần điều chỉnh thông tin đã đăng ký trước đó.

Một số trường hợp cần cập nhật gồm:

• Thay đổi tên doanh nghiệp.
• Thay đổi địa chỉ trụ sở.
• Thay đổi người đại diện pháp luật.
• Thay đổi loại hình đơn vị.
• Cập nhật thông tin liên hệ.

Khi thực hiện điều chỉnh, doanh nghiệp cần ghi rõ nội dung thay đổi, thông tin mới và lý do điều chỉnh để cơ quan BHXH có căn cứ cập nhật dữ liệu.

4.7 Phần ký xác nhận

Sau khi hoàn thiện mẫu TK3-TS, đơn vị cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin trước khi xác nhận.

Đối với hồ sơ giấy, doanh nghiệp thực hiện:

• Người đại diện ký tên.
• Ghi rõ họ tên.
• Đóng dấu theo quy định (nếu có).

Với hồ sơ điện tử, việc xác nhận được thực hiện thông qua chữ ký số trên phần mềm giao dịch BHXH hoặc cổng dịch vụ công.