Webinar là gì? Hướng dẫn tổ chức Webinar chi tiết

Trong thời đại số hóa mạnh mẽ, webinar đang trở thành giải pháp tối ưu để kết nối, chia sẻ kiến thức và tổ chức hội thảo trực tuyến mà không bị giới hạn bởi không gian hay thời gian. Dù bạn là doanh nghiệp, tổ chức giáo dục hay cá nhân, việc hiểu rõ webinar là gì và cách tổ chức một buổi webinar chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tận dụng hiệu quả công cụ này trong đào tạo, marketing và giao tiếp với khách hàng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ khái niệm webinar, các lợi ích nổi bật, cũng như hướng dẫn từng bước để xây dựng một buổi hội thảo trực tuyến thành công từ A đến Z.

1. Webinar là gì?

Webinar (viết tắt của Web-based Seminar) là một hình thức hội thảo trực tuyến được tổ chức thông qua nền tảng web và kết nối qua Internet. Thay vì gặp mặt trực tiếp, người tổ chức và người tham dự có thể tương tác, thuyết trình hoặc trao đổi thông tin từ xa bằng thiết bị kết nối mạng như máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng.

Thông thường, một buổi webinar sẽ có một hoặc vài người thuyết trình nội dung chính. Người tham dự có thể theo dõi, đặt câu hỏi, thảo luận và tương tác qua các công cụ hỗ trợ như video, âm thanh, khung chat, biểu quyết hoặc phần hỏi đáp trực tiếp.

Chính vì tính linh hoạt và tiện lợi, webinar trở thành giải pháp lý tưởng cho các hoạt động đào tạo trực tuyến, hội thảo chuyên môn, chia sẻ kiến thức hoặc sự kiện marketing mà không cần giới hạn bởi không gian địa lý.

2. Lợi ích webinar mang lại là gì?

Webinar là gì mà ngày càng được ưa chuộng trong doanh nghiệp, đào tạo và marketing hiện đại? Đó là hình thức hội thảo trực tuyến giúp tổ chức sự kiện, chia sẻ thông tin và tương tác với người tham dự từ xa một cách linh hoạt, hiệu quả. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà webinar mang lại.

• Tiếp cận nhiều người một cách dễ dàng: Webinar cho phép bạn kết nối với hàng trăm, thậm chí hàng ngàn người tham dự từ khắp nơi trên thế giới. Thông qua nền tảng internet, bạn có thể truyền tải nội dung, giới thiệu sản phẩm hoặc đào tạo nhân sự mà không bị giới hạn bởi địa lý hay không gian tổ chức. Đây chính là lợi thế lớn giúp mở rộng phạm vi tiếp cận và nâng cao hiệu quả truyền thông.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Không cần thuê hội trường, chi trả chi phí đi lại hay in ấn tài liệu, webinar giúp doanh nghiệp và tổ chức tiết kiệm đáng kể ngân sách. Người tham dự có thể tham gia ở bất cứ đâu chỉ với một thiết bị kết nối internet, còn người tổ chức thì chủ động trong thời gian và quy mô mà không phải lo các yếu tố hậu cần phức tạp.
• Tăng khả năng tương tác và thảo luận: Webinar không chỉ là một buổi trình bày một chiều, mà còn tích hợp nhiều tính năng tương tác như chat trực tiếp, đặt câu hỏi, bình chọn và chia sẻ màn hình. Những công cụ này giúp người tham dự chủ động trao đổi với diễn giả, tạo nên môi trường học hỏi sôi nổi, hấp dẫn và chuyên nghiệp hơn nhiều so với các hình thức truyền thống.
• Lưu trữ và phát lại linh hoạt: Một điểm mạnh khác khi nói về lợi ích của webinar là khả năng ghi lại toàn bộ chương trình. Những người không thể tham dự trực tiếp vẫn có thể xem lại nội dung bất kỳ lúc nào. Điều này đặc biệt hữu ích trong đào tạo, giúp xây dựng thư viện kiến thức nội bộ hoặc cung cấp tài liệu tham khảo cho khách hàng và đối tác.
• Phân tích và đo lường hiệu quả: Các nền tảng webinar hiện nay đều tích hợp công cụ theo dõi và báo cáo dữ liệu chi tiết như số người tham dự, thời gian ở lại, mức độ tương tác và phản hồi sau sự kiện. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá chính xác hiệu quả buổi webinar, tối ưu nội dung, cách tổ chức cho những lần tiếp theo và thấu hiểu hơn nhu cầu thực sự của người tham dự.

3. Hình thức webinar phổ biến hiện nay

Webinar là gì mà lại linh hoạt đến vậy? Tùy vào mục đích tổ chức và đối tượng tham dự, webinar được triển khai dưới nhiều hình thức khác nhau. Mỗi loại webinar mang đến giá trị riêng, phù hợp với từng chiến lược đào tạo, marketing hay chăm sóc khách hàng. Dưới đây là những hình thức webinar phổ biến nhất hiện nay:

• Webinar đào tạo nội bộ: Đây là loại webinar được tổ chức nhằm nâng cao năng lực chuyên môn và kỹ năng làm việc cho nhân viên trong công ty. Nội dung thường bao gồm các buổi huấn luyện quy trình, đào tạo phần mềm, cập nhật chính sách nội bộ hoặc phát triển kỹ năng mềm. Webinar đào tạo giúp tiết kiệm chi phí, tổ chức linh hoạt và đảm bảo tính nhất quán trong truyền đạt thông tin.
• Webinar bán hàng / giới thiệu sản phẩm: Hình thức này tập trung vào việc thu hút khách hàng tiềm năng, trình bày tính năng – lợi ích của sản phẩm hoặc dịch vụ, đồng thời tạo động lực chuyển đổi. Doanh nghiệp thường sử dụng loại webinar này để ra mắt sản phẩm mới, tổ chức demo trực tiếp, giải đáp thắc mắc và khơi gợi nhu cầu mua hàng ngay trong buổi trình bày.
• Webinar chia sẻ chuyên môn / thảo luận chuyên đề: Được tổ chức với sự tham gia của các chuyên gia trong ngành, khách mời uy tín hoặc người có kinh nghiệm thực tiễn, webinar dạng này thường xoay quanh một chủ đề chuyên sâu như xu hướng công nghệ, thị trường, kỹ năng lãnh đạo,… Đây là công cụ hiệu quả để xây dựng thương hiệu cá nhân hoặc khẳng định vị thế chuyên môn của doanh nghiệp trên thị trường.
• Webinar chăm sóc khách hàng: Hình thức này thường hướng tới khách hàng hiện tại của doanh nghiệp, với mục tiêu hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng sản phẩm hoặc cập nhật thông tin mới. Ngoài ra, webinar chăm sóc khách hàng còn giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ bền vững, tăng độ hài lòng và giảm thiểu chi phí hỗ trợ trực tiếp.

4. Hướng dẫn tổ chức Zoom Webinar

Webinar là gì và làm sao để tổ chức hiệu quả? Việc thiết lập và sử dụng webinar không quá phức tạp nếu bạn làm đúng quy trình. Trong bài hướng dẫn này, chúng ta sẽ sử dụng nền tảng phổ biến là Zoom Webinar. Dưới đây là 5 bước cơ bản để bạn triển khai một buổi hội thảo trực tuyến hoàn chỉnh.

4.1. Cách tạo một buổi Webinar trên Zoom

Để bắt đầu, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Zoom có kích hoạt tính năng webinar. Thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào Zoom Webinar
Truy cập https://zoom.us/webinar, đăng nhập tài khoản đã được cấp quyền tổ chức webinar.

Bước 2: Lên lịch buổi webinar
Chọn “Webinars” từ thanh công cụ bên trái, sau đó nhấn vào “Schedule a Webinar” để bắt đầu thiết lập buổi hội thảo.

Bước 3: Nhập thông tin chi tiết về buổi webinar

• Topic (Chủ đề): Đặt tên ngắn gọn, rõ ràng và thu hút.
• Description (Mô tả): Mô tả ngắn gọn nội dung webinar, nêu bật giá trị cho người tham dự.
• Use a Template: Bạn có thể chọn mẫu webinar đã lưu trước đó (nếu có).
• When: Chọn ngày và giờ bắt đầu hội thảo.
• Duration: Ước lượng thời gian diễn ra webinar.
• Time Zone: Thiết lập múi giờ phù hợp (mặc định là theo hồ sơ tài khoản).
• Recurring webinar: Chọn nếu bạn muốn tạo chuỗi webinar định kỳ.
• Registration: Bật nếu bạn muốn người tham dự phải đăng ký trước.
• Webinar Password: Thiết lập mật khẩu để tăng tính bảo mật cho buổi hội thảo.
• Video: Tùy chọn bật/tắt video cho host và panelist.
• Audio Options: Cho phép tham gia bằng âm thanh máy tính, điện thoại hoặc cả hai.

Bước 4: Tùy chọn nâng cao (Webinar Options)

• Q&A: Bật khung câu hỏi để người tham dự đặt câu hỏi trong khi trình bày.
• Enable Practice Session: Cho phép chạy thử trước khi webinar chính thức bắt đầu.
• Only authenticated users can join: Yêu cầu người tham gia phải đăng nhập Zoom.
• Record webinar automatically: Tự động ghi lại webinar, có thể lưu trên máy tính hoặc cloud.
• Alternative Hosts: Cấp quyền quản trị hoặc bắt đầu webinar cho người hỗ trợ khác.

Bước 5: Nhấn “Schedule” để hoàn tất lên lịch.

4.2. Cách bắt đầu webinar

Sau khi lên lịch thành công, bạn có thể bắt đầu hội thảo bằng 2 cách:

Cách 1: Đăng nhập Zoom tại zoom.us, vào mục Webinars, chọn webinar đã tạo và nhấn “Start”.

Cách 2: Mở ứng dụng Zoom trên máy tính hoặc thiết bị di động, vào tab Meetings, tìm đến webinar đã đặt lịch và nhấn Start.

Ngoài ra, nếu bạn đã có link truy cập, có thể đăng nhập vào Zoom trước rồi nhấn trực tiếp vào liên kết để bắt đầu.

4.3. Xem báo cáo kết quả webinar

Sau khi kết thúc buổi hội thảo, bạn có thể xem lại báo cáo hiệu quả như: số lượng người tham gia, thời gian tham dự, tương tác,… bằng cách:

Bước 1: Truy cập trang chủ Zoom, đăng nhập tài khoản tổ chức webinar.

Bước 2: Vào menu Reports > Account Management > Reports > Chọn mục Usage Reports.

Tại đây, bạn có thể theo dõi các dữ liệu như số người đăng ký, người tham gia thực tế, thời gian tham dự trung bình, câu hỏi đã gửi,… giúp đánh giá và cải thiện webinar những lần sau.

Tham khảo thêm: Symposium là gì? Phân biệt Symposium với Siminar và workshop

5. Hướng dẫn tổ chức Webinar dễ dàng với công cụ Google Workspace

Bước 1: Lên lịch webinar bằng Google Calendar

1. Truy cập Google Calendar bằng tài khoản Google Workspace.

2. Nhấn nút “Tạo” (Create) để lập lịch mới.

3. Nhập tiêu đề buổi webinar, chọn ngày, giờ và thời lượng.

4. Nhấn vào “Thêm hội nghị Google Meet” để tạo link tham dự tự động.

5. Trong phần mô tả, bạn có thể chèn nội dung giới thiệu, đường dẫn tài liệu, khảo sát,…

6. Thêm địa chỉ email người tham dự nếu muốn gửi lời mời tự động.

7. Nhấn “Lưu (Save)” để hoàn tất.

Bước 2: Chuẩn bị nội dung & tài liệu chia sẻ

• Tạo slide thuyết trình bằng Google Slides

• Lưu trữ video, tài liệu PDF trên Google Drive, bật quyền chia sẻ khi cần

• Soạn câu hỏi khảo sát hoặc form đăng ký qua Google Forms

• Thử chạy trước webinar với nhóm nội bộ để kiểm tra âm thanh, ánh sáng, đường truyền

Bước 3: Bắt đầu buổi webinar bằng Google Meet

Đến thời điểm tổ chức, bạn thực hiện như sau:

1. Mở Google Calendar, click vào sự kiện webinar đã lên lịch.

2. Nhấn vào nút “Tham gia bằng Google Meet” để khởi động phòng họp.

3. Kiểm tra webcam, mic, chia sẻ màn hình hoặc slide trình chiếu.

4. Quản lý người tham dự bằng các tính năng:

   • Mute/unmute

   • Mời thêm người

   • Bật/tắt chatbox

   • Ghi hình (nếu sử dụng gói Google Workspace có hỗ trợ)

   • Hiển thị phụ đề (live captions)

Lưu ý: Bạn nên phân công 1 người hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình tổ chức để xử lý nhanh các sự cố phát sinh.

Bước 4: Tương tác và ghi nhận phản hồi

• Khuyến khích người tham dự đặt câu hỏi qua chat hoặc micro

• Kết thúc buổi webinar bằng cách gửi form khảo sát nhanh (qua Google Forms)

• Nếu có ghi hình, hãy chia sẻ lại link video qua Gmail hoặc Google Drive

• Gửi email cảm ơn và tài liệu liên quan sau webinar để duy trì mối quan hệ

6. Lưu ý khi tổ chức Webinar là gì

Dù webinar là gì đi nữa – một hình thức hội thảo trực tuyến tiện lợi và linh hoạt – thì để buổi trình bày diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả, bạn vẫn cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

• Kiểm tra thiết bị và kết nối internet trước giờ tổ chức: Trước khi bắt đầu, hãy kiểm tra kỹ camera, micro, tai nghe và kết nối mạng. Một sự cố kỹ thuật nhỏ cũng có thể ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm của người tham dự. Bạn nên sử dụng kết nối internet có dây để đảm bảo tín hiệu ổn định.
• Tạo kịch bản và phân vai rõ ràng: Trước buổi webinar, hãy xây dựng kịch bản chi tiết: ai sẽ giới thiệu, ai trình bày chính, thời lượng từng phần, thời gian dành cho hỏi đáp… Nếu có người hỗ trợ kỹ thuật hoặc điều phối, cần phân công cụ thể để phối hợp nhịp nhàng.
• Gửi thư mời và nhắc lịch đúng lúc: Đừng quên gửi email mời tham dự kèm link đăng ký hoặc link truy cập webinar. Nên nhắc lịch qua email/sms ít nhất 1–2 lần trước sự kiện (ví dụ: trước 1 ngày và trước 1 giờ).
• Chuẩn bị sẵn tài liệu và chia sẻ hợp lý: Các tài liệu như slide, bảng khảo sát, đường dẫn tải tài liệu… nên được chuẩn bị sẵn. Bạn có thể đính kèm trong email mời hoặc gửi trực tiếp trong buổi webinar qua khung chat để người tham dự tiện theo dõi.
• Tạo sự tương tác trong suốt buổi webinar: Tránh để webinar trở thành buổi trình chiếu đơn thuần. Hãy tương tác với người tham dự bằng cách đặt câu hỏi, thăm dò ý kiến, mời phát biểu hoặc tổ chức mini game… để giữ không khí sôi nổi và tăng sự gắn kết.
• Ghi hình và chia sẻ sau sự kiện: Nếu nền tảng cho phép, hãy ghi lại toàn bộ buổi webinar để chia sẻ cho những người không tham dự hoặc dùng làm tài liệu tham khảo sau này. Đừng quên gửi video kèm lời cảm ơn và khảo sát phản hồi sau sự kiện để tối ưu cho những lần tổ chức tiếp theo.
• Đảm bảo bảo mật và kiểm soát quyền truy cập: Để tránh tình trạng người lạ xâm nhập hoặc spam, bạn nên đặt mật khẩu cho buổi webinar (nếu cần), chỉ chia sẻ link cho những người đã đăng ký, và sử dụng tính năng duyệt người tham gia khi vào phòng họp.

• About
• Latest Posts

Hoàng Minh JSC

Hoàng Minh JSC là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tích hợp hệ thống nghe nhìn (AV) tại Việt Nam. Với hơn 10 năm kinh nghiệm, chúng tôi cung cấp các giải pháp công nghệ tiên tiến cho doanh nghiệp, giáo dục và hội nghị, đảm bảo chất lượng cao, tiến độ nhanh và chi phí tối ưu.

Latest posts by Hoàng Minh JSC (see all)

• Seminar là gì? Bí quyết tổ chức Seminar hiệu quả thành công - 20/06/2025
• Webinar là gì? Hướng dẫn tổ chức Webinar chi tiết - 20/06/2025
• USB dongle là gì? Các loại USB Dongle phổ biển hiện nay  - 18/06/2025