Mẫu giấy đi đường mới nhất 2026 | Chuẩn quy định + Tải File Free

Theo quy định tại Phụ lục 3 – Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, giấy đi đường là chứng từ quan trọng dùng để xác nhận quá trình công tác của cán bộ, nhân viên và làm căn cứ thanh toán công tác phí sau khi hoàn thành nhiệm vụ.

Cụ thể, giấy đi đường được sử dụng nhằm:

• Hỗ trợ người lao động thực hiện các thủ tục cần thiết khi đến nơi công tác
• Làm căn cứ thanh toán chi phí đi lại, lưu trú, tàu xe và các khoản công tác phí tại doanh nghiệp
• Giúp bộ phận kế toán kiểm soát và lưu trữ chứng từ theo đúng quy định tài chính

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ghi mẫu giấy đi đường đúng chuẩn theo quy định hiện hành.

Tham khảo thêm: Mẫu giấy ủy quyền mới nhất 2026 – Hợp pháp, tải miễn phí

4.1 Quy trình cấp và sử dụng giấy đi đường

Sau khi có quyết định hoặc lệnh cử cán bộ, người lao động đi công tác, bộ phận hành chính sẽ lập và cấp giấy đi đường. Trong trường hợp người đi công tác cần tạm ứng chi phí như tiền tàu xe hoặc công tác phí, giấy đi đường sẽ được mang đến phòng kế toán để làm thủ tục tạm ứng theo quy định.

Khi kết thúc chuyến công tác, người lao động phải nộp lại giấy đi đường kèm các chứng từ liên quan để hoàn tất thủ tục thanh toán.

4.2 Hướng dẫn ghi từng nội dung trong giấy đi đường

• Cột 1 – Nơi đi, nơi đến: Ghi rõ địa điểm xuất phát và địa điểm đến công tác. Thông tin cần cụ thể để xác định chính xác hành trình làm việc.
• Cột 2 – Ngày đi và ngày đến: Ghi đầy đủ thời gian bắt đầu và kết thúc chuyến công tác. Đây là căn cứ để tính thời gian làm việc và thanh toán phụ cấp. Khi đến nơi công tác, đơn vị tiếp nhận phải xác nhận ngày giờ đến và ngày giờ rời đi bằng chữ ký và đóng dấu của người có thẩm quyền.
• Cột 3 – Phương tiện sử dụng: Ghi rõ phương tiện di chuyển như: ô tô cơ quan, xe khách, tàu hỏa, máy bay hoặc phương tiện khác. Nội dung này phục vụ việc kiểm tra và thanh toán chi phí đi lại.
• Cột 5 – Thời gian công tác: Ghi tổng thời gian thực hiện nhiệm vụ tại địa điểm công tác theo thực tế làm việc.
• Cột 6 – Lý do lưu trú: Trình bày rõ nguyên nhân cần lưu trú qua đêm hoặc làm việc nhiều ngày tại nơi công tác, ví dụ: khảo sát dự án, làm việc với đối tác, tham dự hội nghị…
• Cột 7 – Xác nhận của nơi đến: Cần có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của cơ quan hoặc đơn vị nơi cán bộ đến công tác để xác nhận chuyến đi là thực tế.

4.3 Hoàn tất thủ tục sau khi đi công tác

Sau khi trở về, người đi công tác phải xuất trình giấy đi đường để trưởng bộ phận xác nhận ngày về và thời gian được hưởng chế độ lưu trú. Tiếp đó, toàn bộ chứng từ liên quan như vé tàu xe, hóa đơn khách sạn, hóa đơn chi phí phát sinh… sẽ được đính kèm vào giấy đi đường và nộp cho phòng kế toán.

Kế toán tiến hành kiểm tra, lập hồ sơ thanh toán công tác phí hoặc quyết toán tạm ứng, sau đó trình kế toán trưởng phê duyệt chi trả. Giấy đi đường cùng các chứng từ liên quan sẽ được lưu trữ tại phòng kế toán theo quy định quản lý chứng từ doanh nghiệp.

5. Một số lưu ý khi viết giấy đi đường

Khi lập giấy đi đường, nhiều doanh nghiệp và người lao động thường chỉ điền thông tin cơ bản mà chưa chú ý đến các chi tiết quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác nhận công tác và thanh toán chi phí. Dưới đây là những lưu ý cần nắm rõ để giấy đi đường được sử dụng đúng mục đích và tránh phát sinh sai sót trong quá trình đối chiếu.

• Ghi thông tin công tác rõ ràng và cụ thể: Nội dung công việc cần được trình bày chi tiết như gặp khách hàng, khảo sát công trình, làm việc với đối tác hoặc tham dự hội nghị. Việc ghi chung chung dễ khiến giấy đi đường không đủ căn cứ xác nhận nhiệm vụ khi kiểm tra hoặc quyết toán công tác phí.
• Điền chính xác thời gian đi và thời gian về: Ngày giờ di chuyển cần được ghi đúng thực tế để làm căn cứ tính phụ cấp công tác và chi phí lưu trú. Sai lệch thời gian có thể khiến hồ sơ thanh toán bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung giải trình.
• Không bỏ trống phần xác nhận của nơi đến công tác: Chữ ký và con dấu của đơn vị nơi đến là yếu tố quan trọng chứng minh chuyến công tác đã diễn ra. Nếu thiếu phần xác nhận này, giấy đi đường có thể không được chấp nhận khi làm thủ tục thanh toán.
• Ghi rõ phương tiện di chuyển sử dụng: Thông tin về phương tiện như ô tô cơ quan, xe khách, tàu hỏa hay máy bay cần được ghi cụ thể để phù hợp với chứng từ đi kèm như vé xe, vé máy bay hoặc hóa đơn chi phí.
• Kiểm tra đầy đủ chữ ký và dấu trước khi nộp: Giấy đi đường cần có chữ ký của người được cử đi công tác và người có thẩm quyền phê duyệt. Thiếu chữ ký hoặc dấu xác nhận sẽ làm giảm giá trị sử dụng của chứng từ.
• Lưu trữ kèm chứng từ liên quan sau chuyến công tác: Sau khi hoàn thành công việc, giấy đi đường nên được đính kèm các chứng từ như vé tàu xe, hóa đơn lưu trú hoặc hóa đơn chi phí phát sinh và nộp cho phòng kế toán để hoàn tất thủ tục thanh toán và lưu hồ sơ.

Kết luận

Việc sử dụng mẫu giấy đi đường mới nhất 2026 giúp doanh nghiệp và người lao động chuẩn hóa quy trình công tác, đảm bảo đầy đủ chứng từ theo đúng quy định hiện hành. Một mẫu giấy đi đường được trình bày đúng chuẩn, ghi rõ thông tin và có xác nhận đầy đủ không chỉ hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả mà còn giúp quá trình thanh toán công tác phí diễn ra nhanh chóng, minh bạch. Hy vọng mẫu giấy đi đường trong bài viết sẽ giúp bạn dễ dàng tải về, chỉnh sửa và áp dụng ngay vào thực tế một cách thuận tiện, chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian.