Mẫu giấy phép tổ chức sự kiện chuẩn | Hướng dẫn hồ sơ và thủ tục xin giấy phép

Mẫu giấy phép tổ chức sự kiện là một trong những nội dung được nhiều doanh nghiệp, đơn vị tổ chức sự kiện quan tâm khi chuẩn bị chương trình hội nghị, hội thảo, khai trương, triển lãm, chương trình biểu diễn hoặc sự kiện có yếu tố nước ngoài.

Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ giấy phép tổ chức sự kiện là gì, trường hợp nào cần xin phép, hồ sơ gồm những gì và cách chuẩn bị hồ sơ đúng quy định.

1. Giấy phép tổ chức sự kiện là gì?

Giấy phép tổ chức sự kiện là văn bản pháp lý đảm bảo sự kiện đó được tổ chức hợp pháp. Đơn vị đứng ra tổ chức sự kiện phải có trách nhiệm thực hiện việc xin cấp phép tổ chức và được cơ quan chức năng có thẩm quyền cấp phép trước khi tổ chức.

2. Mẫu giấy phép tổ chức sự kiện chuẩn pháp lý 

Tải xuống: File Word | File PDF

Tham khảo thêm: [TẢI XUỐNG] Mẫu biên bản khám nghiệm hiện trường mới nhất và cách lập

3. Tại sao cần phải xin giấy phép tổ chức sự kiện?

Việc giấy phép tổ chức sự kiện giúp doanh nghiệp xác định chương trình có đáp ứng các yêu cầu pháp luật áp dụng cho từng loại hình sự kiện hay không. Tùy vào nội dung và quy mô, sự kiện có thể liên quan đến các quy định về biểu diễn nghệ thuật, hội nghị – hội thảo quốc tế, quảng cáo, an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy và các lĩnh vực chuyên ngành khác.

Đối với những trường hợp pháp luật yêu cầu phải được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận trước khi tổ chức, việc tự ý triển khai khi chưa hoàn tất thủ tục có thể dẫn đến việc bị xử lý theo quy định hiện hành.

4. Những sự kiện nào cần xin giấy phép?

Không phải mọi sự kiện đều phải xin một loại giấy phép chung. Tùy vào nội dung và tính chất chương trình, đơn vị tổ chức có thể phải xin phép, xin chấp thuận hoặc thực hiện thủ tục thông báo.

Tham khảo thêm: Tender là gì trong xây dựng? Các thuật ngữ thường gặp trong đấu thầu

5. Hồ sơ, thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện 2026 thế nào?

Như đã đề cập, không có một bộ hồ sơ và thủ tục chung áp dụng cho tất cả các loại sự kiện. Tùy vào tính chất, nội dung và hình thức tổ chức, doanh nghiệp có thể phải xin giấy phép, xin văn bản chấp thuận hoặc thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan có thẩm quyền.

Dưới đây là hồ sơ và thủ tục đối với một số loại sự kiện phổ biến để doanh nghiệp tham khảo.

5.1. Sự kiện triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh

Đối với hoạt động triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh, đơn vị tổ chức thuộc trường hợp phải xin giấy phép cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định tại Nghị định 72/2016/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 89/2023/NĐ-CP.

Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh

Hồ sơ cơ bản gồm:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh theo mẫu quy định.
• Danh sách tác phẩm bằng tiếng Việt, trong đó thể hiện số thứ tự, tên tác phẩm, tên tác giả, chất liệu, kích thước và số lượng.
• Ảnh của các tác phẩm dự kiến triển lãm theo yêu cầu về hình thức nộp hồ sơ.
• Văn bản đồng ý của chủ địa điểm nếu triển lãm được tổ chức tại địa điểm không phải nhà triển lãm.
• Đối với trường hợp triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh khỏa thân lộ rõ danh tính, cần có văn bản thỏa thuận giữa người chụp và người được chụp theo quy định.

Tham khảo thêm: Điền kinh Paralympics là gì? Việt Nam có tham gia Điền kinh Paralympics không?

Thủ tục cấp giấy phép triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Đơn vị tổ chức chuẩn bị 01 bộ hồ sơ và gửi đến cơ quan có thẩm quyền. Tùy quy mô và tính chất triển lãm, thẩm quyền được phân định giữa cơ quan quản lý văn hóa ở Trung ương và cơ quan quản lý văn hóa tại địa phương.

Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc qua môi trường điện tử theo quy định.

Bước 2: Kiểm tra hồ sơ

Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thành phần và tính hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, đơn vị tổ chức sẽ được yêu cầu bổ sung, hoàn thiện theo quy định.

Bước 3: Cấp giấy phép

Sau khi hồ sơ đầy đủ và đáp ứng yêu cầu, cơ quan có thẩm quyền xem xét và cấp giấy phép triển lãm tác phẩm nhiếp ảnh. Trường hợp không cấp phép, cơ quan có thẩm quyền phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

5.2. Sự kiện họp báo

Đối với họp báo, cần phân biệt rõ đây không phải là thủ tục “xin giấy phép tổ chức sự kiện” theo nghĩa thông thường mà là thủ tục thông báo về việc tổ chức họp báo theo quy định của pháp luật về báo chí.

Theo Điều 41 Luật Báo chí 2016, cơ quan, tổ chức, công dân có nhu cầu họp báo phải thực hiện việc thông báo trước khi tổ chức.

Nội dung thông báo họp báo

Thông báo cần thể hiện các thông tin cơ bản như:

• Địa điểm tổ chức họp báo.
• Thời gian tổ chức.
• Nội dung họp báo.
• Người chủ trì họp báo.

Tùy trường hợp, cơ quan, tổ chức thực hiện thông báo đến cơ quan quản lý nhà nước về báo chí có thẩm quyền.

Tham khảo thêm: Sa mạc Mojave là gì? Nằm ở đâu | 10 sự thật về Mojave

5.3. Sự kiện có tổ chức biểu diễn nghệ thuật

Sự kiện có tổ chức biểu diễn nghệ thuật là trường hợp doanh nghiệp thường gặp khi tổ chức các chương trình có ca sĩ, nghệ sĩ, tiết mục biểu diễn hoặc chương trình nghệ thuật.

Theo Nghị định 144/2020/NĐ-CP, tùy trường hợp, đơn vị tổ chức có thể phải thông báo tổ chức biểu diễn nghệ thuật hoặc thực hiện thủ tục để được chấp thuận tổ chức biểu diễn nghệ thuật.

Hồ sơ đề nghị tổ chức biểu diễn nghệ thuật

Đối với trường hợp thuộc diện phải đề nghị chấp thuận, hồ sơ gồm:

• Văn bản đề nghị tổ chức biểu diễn nghệ thuật theo mẫu quy định.
• Kịch bản chương trình.
• Danh mục tác phẩm gắn với tác giả.
• Thông tin về người chịu trách nhiệm chính về nội dung chương trình.
• Đối với tác phẩm nước ngoài, thực hiện các yêu cầu về bản dịch tiếng Việt và người dịch theo quy định.

Thủ tục chấp thuận tổ chức biểu diễn nghệ thuật

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Đơn vị tổ chức chuẩn bị hồ sơ theo đúng mẫu và thành phần hồ sơ được quy định.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Hồ sơ được gửi đến cơ quan có thẩm quyền theo phân cấp và phạm vi tổ chức chương trình.

Đối với trường hợp thuộc diện phải xin chấp thuận, hồ sơ được gửi ít nhất 07 ngày làm việc trước ngày dự kiến tổ chức theo quy định.

Bước 3: Kiểm tra hồ sơ

Trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền thông báo để đơn vị tổ chức hoàn thiện.

Bước 4: Thẩm định và chấp thuận

Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu, cơ quan có thẩm quyền tiến hành xem xét và cấp văn bản chấp thuận tổ chức biểu diễn nghệ thuật theo quy định.

Nếu không chấp thuận, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

5.4. Hội nghị, hội thảo quốc tế

Nếu sự kiện có yếu tố nước ngoài và thuộc phạm vi hội nghị, hội thảo quốc tế, đơn vị tổ chức cần thực hiện thủ tục riêng theo quy định.

Hồ sơ có thể bao gồm:

• Công văn đề nghị cho phép tổ chức.
• Đề án tổ chức hội nghị, hội thảo.
• Thông tin về chủ đề, mục đích và nội dung chương trình.
• Thông tin về thành phần tham dự, diễn giả và tổ chức nước ngoài liên quan.
• Các văn bản liên quan khác tùy từng trường hợp.

Thẩm quyền và thủ tục cụ thể phụ thuộc vào tính chất hội nghị, hội thảo và cơ quan tổ chức. Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra thủ tục hành chính tương ứng trước khi chuẩn bị hồ sơ.

5.5. Sự kiện có hoạt động quảng cáo

Nếu sự kiện có kết hợp quảng cáo sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu hoặc sử dụng các phương tiện quảng cáo, doanh nghiệp cần kiểm tra thêm các quy định của pháp luật về quảng cáo.

Điểm cần lưu ý là:

Tổ chức một sự kiện không đồng nghĩa với việc phải xin giấy phép sự kiện riêng, nhưng hoạt động quảng cáo diễn ra trong sự kiện có thể phát sinh thủ tục hoặc điều kiện riêng.

Doanh nghiệp nên xác định rõ hình thức quảng cáo, nội dung quảng cáo và phương tiện sử dụng để thực hiện đúng quy định.

5.6. Hội chợ, triển lãm thương mại

Đối với hội chợ, triển lãm thương mại, đơn vị tổ chức cần kiểm tra quy định chuyên ngành về xúc tiến thương mại để xác định thủ tục phải thực hiện. Hồ sơ và thời hạn thực hiện sẽ phụ thuộc vào hình thức tổ chức, phạm vi chương trình và đối tượng thực hiện.

5.7. Sự kiện đông người, sự kiện ngoài trời

Đối với các chương trình có quy mô lớn hoặc tổ chức ngoài trời, ngoài thủ tục chính của từng loại hình sự kiện, doanh nghiệp cần kiểm tra thêm các yêu cầu liên quan đến:

• Phòng cháy và chữa cháy.
• An ninh, trật tự.
• An toàn sân khấu, kết cấu và thiết bị.
• Y tế và phương án sơ cấp cứu.
• An toàn giao thông, phân luồng nếu cần.
• Vệ sinh môi trường.
• Điều kiện sử dụng địa điểm.

Tham khảo thêm: Thông tư 96/2015/TT-BTC là gì? Còn hiệu lực không? Thông tư nào thay thế

6. Hậu quả pháp lý khi tổ chức sự kiện không xin phép

Việc tổ chức sự kiện khi chưa thực hiện đầy đủ thủ tục xin phép, chấp thuận hoặc thông báo theo quy định có thể khiến đơn vị tổ chức bị xử phạt hành chính, yêu cầu dừng chương trình hoặc khắc phục vi phạm. Mức xử lý phụ thuộc vào loại hình sự kiện, nội dung tổ chức và hành vi vi phạm cụ thể.

Đối với các chương trình biểu diễn nghệ thuật, hội nghị, hội thảo quốc tế, họp báo, triển lãm, quảng cáo hoặc sự kiện có yêu cầu đặc thù, việc không thực hiện đúng thủ tục chuyên ngành có thể dẫn đến nhiều rủi ro pháp lý. Ngoài tiền phạt, chương trình có thể phải tạm dừng hoặc thay đổi nội dung, gây phát sinh chi phí và ảnh hưởng đến tiến độ tổ chức.

Vì vậy, trước khi triển khai, doanh nghiệp nên xác định rõ sự kiện của mình thuộc trường hợp không cần xin phép, phải thông báo hay phải xin chấp thuận. Việc chuẩn bị đúng thủ tục ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế rủi ro pháp lý, bảo đảm sự kiện diễn ra thuận lợi và đúng quy định.

Tham khảo thêm: Quy định về nhãn mác hàng hóa nhập khẩu | Cập nhật mới nhất

Kết luận

Không phải mọi sự kiện đều bắt buộc phải xin một loại “giấy phép tổ chức sự kiện” riêng. Tùy vào tính chất và nội dung chương trình, doanh nghiệp có thể chỉ cần thông báo, xin chấp thuận hoặc thực hiện các thủ tục. Vì vậy, trước khi tổ chức sự kiện, đơn vị thực hiện cần xác định đúng loại hình chương trình, kiểm tra các yêu cầu pháp lý áp dụng và chuẩn bị hồ sơ theo đúng cơ quan có thẩm quyền. Hy vọng với những thông tin Hoàng Minh chia sẻ trên bạn đã nắm được giấy phép tổ chức sự kiện là gì và thủ tục xin.